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一个仓库怎么样才算是安全的？也就是说，安全的标准是什么？我们怎么去衡量？有什么可以量化的指标？
先说标准，对于常规仓库来说，就是货物不能丢，不能坏。怎么衡量呢？ 我们常用的，是库存准确率； 库存准确率，是盘点的时候，理论上的库存数量和实际盘点出来的库存数量之间的差异；这个差异有可能是多了，也有可能是少了，当然，肯定是少的情况比较多，但是多出来的和少掉的都算差异，这一点应该没有疑问。不论是多了还是少了，都是仓库管理水平不足的体现。 不过在这里我们可以探讨一个伦理问题，比如说，有一种货，盘点的时候多出来了，仓库一般会怎么处理？多出来了，还要算差异，拉低库存准确率，那么就有一种做法，把多出来的货放在一边，盘点的时候盘点不到，就没问题了。这个做法有问题吗？ 一般来说，正方的观点是，这种做法不影响客户利益，所以没有问题；反方的观点是，真诚坦荡，暴露问题，才能推动改善，所以没有必要这么做。提出这个问题，并不是要一个切确的答案，伦理问题也很难有一个切确的答案，只是说，希望我们能注意到工作中的伦理问题，不仅考虑所做的事情是不是有利，而且要考虑所做的事情对不对。 现在有一个问题，对于库存准确率，我们用哪种口径 来计算会比较合理呢？一种是用数量来统计，一种是用金额来统计，这两种办法哪一种比较好？ 从数量上统计，是从操作层面来看的，因为每天在做仓库操作的时候，多出库一个，少出库一个，并不是按价值来的，而是按数量来的，所以说，按数量统计，可以比较准确地反应我们的操作水平。而从金额上统计，是从客户利益层面来看的，库存多了一个，听不太懂，库存少了两万块，马上就跳起来了，有可能这两万块就是一次操作失误造成的，其它的所有操作都准确无误，但这两万块对客户的影响是很大的。 所以给客户的报告，要用金额比较好交流，而自己对仓库的操作进行总结的时候，好同时参考按数量做的统计。 那么，第二个问题来了，差异我们已经确定了，不过统计准确率还要一个基数，这样才知道这个差异到底是大了还是小了，100个里面错1个和1万个里面错1个是完全不同的概念。 基数我们用哪个数字呢？肯定有人会说，这还用问，当然用库存啊！这么说的人一般是没什么仓库经验的。你说用库存，是用期初库存，还是用期末库存，还是说都不用，用期间的平均库存？正常的仓库，每天的库存是变化的，有可能今天库存100个，明天就只有10个了，不同的选择，算出来的结果差别很大，你们说用哪一个好？其实这个问题的正确问法，不是说哪一个好，而是说，我们怎么样算，才能更准确地反应这个仓库的实际操作和管理水平，你们说对不对？ 所以一般情况下，我们不建议使用库存数据，在实际操作中也很少会这么算。为什么呢？两个仓库，放一样的东西，一个月里面都出了10个差错，可是A仓库每天入库100个，出库100个，B仓库每天入库10000个，出库10000个，你们说这两个仓库的操作和管理水平一样吗？安全系数一样吗？对于A仓库的客户来说，它一个月出库了3000个货物，就有10个差错，而B仓库的客户出库30万个货物，也是10个差错，感受能一样吗？所以反过来看，这个差异水平和这个仓库的库存数量关系大吗？说关系还是有一点关系的，毕竟不同库存量，打理起来的难度有区别，不过主要还是和操作量的关系比较密切。 在实际操作中，有可能用出入库总量做基数，也有可能只用出库数，因为说到底，进入仓库的货，后都是要出去的，而且入库操作一般单次批量比较大，不太容易出错。 以上就是库存准确率统计所涉及的几个问题： 一般来说，库存准确率是基础的，统计的主要是库存中的丢失问题。至于货物坏掉、不能用的问题，有些仓库会一并统计进去，有些则会单独统计，这就是破损率。 在一些仓库，货物坏掉就直接处理掉了，但不会调整库存数据，这样，到盘点的时候，这些破损的数量就直接体现在库存准确率中了。这种办法比较简单，不过不够具体准确，在实际操作中不是很推荐，而且也容易导致实物拣货时库存不足的问题——系统告诉你要去某个库位拣货，但实际上这个库位上已经没有这种货物了。 农资王账套系统统计数据的时候为什么需要追求具体准确呢？因为统计数据本身并不是目的，我们的所有数据，都是为了控制流程，解决问题而统计的。破损和丢失，本质上是两个问题，发生在不同的流程中，需要不同的解决办法。 破损率的数据统计，也有一个统计口径的问题，基本的选择原则，和统计库存准确率是一样的，就是需要更准确地反应这个仓库的实际操作和管理水平。所以用数量和用金额都可以统计，各有侧重而已，而基数一般建议使用流量累积数据，而不是某个时间点的存量数据。 另外，仓库中的破损，一般都有比较具体的原因，在仓库现场的人，都很清楚这些具体原因。哪些货物是容易破损的，是在做哪种操作的时候破损的，天天待现场的人，怎么可能不知道？仓库中的破损现象，只要对流程有所控制，一般都是可以有效减少或者避免的。 为什么要确定标准，准备量化衡量？管理的过程，一般分为4部分：计划、组织、领导、控制，仓库里面的管理肯定也涉及这4个不同的部分，不过就我们讨论的具体事情来说，大多数都是在确定流程的前提下讨论的，和计划、组织、领导的关系不大，主要是控制。 控制的关键在于：有明确的标准，有具体的责任方，有检查机制，有结果反馈。如果没有标准，事情要怎么做，怎么样才算做好，就成了一笔糊涂账，不方便相互间的沟通，也不利于确定改善的方向。 当标准的确立，得到了数据，仓库管理就进入到改善的流程了。对于改善，一般就是采用所谓的系统循环，也就是计划、执行、核查、行动。观察的目的就是让自己充分地了解现状，然后才知道哪些地方还有改善的空间，才能有所谓的改善计划。 在仓库方面做改善，不比做PPT，只靠别人那里学来的概念和思维方法，是没用的；也不能把同一个地方弄乱了再整理好，拍两张对比强烈的照片了事。我们现在有了库存准确率和破损率，然而这个数据所代表的，只是一种结果，而造成这个结果的，是仓库系统运作的具体过程。 例如一个是高价值的电子产品仓库，一个是低价值的杂货仓库，基本就完全不可比较，高价值产品仓库对安全风险的容忍度是很低的，它们的价值也决定了它们可以承受更为高昂的管理费用，可以配备更多的资源，每一件货物都能得到单独妥善的处置；相对而言，低价值杂货仓库针对每件货物所能配备的资源就非常少了，结果自然也不一样。 再例如说，同样存储一种货物，一个仓库是整进整出的，另一个仓库是整进零出的，整进零出的仓库显然管理难度更大一些，安全风险的可控性也会差一些。 所以光有一个笼统的数据结果，是没有什么意义的，更谈不上据此进行有效的改善行动。要让这个数据结果发挥作用，只有沿着这个数据逆流而上，去探寻它所经历的每一个流程动作，去探讨仓库运作的每一个具体过程的合理性。 就库存准确率这个数据来说，我们要做的，不是从流程的开始一步步分析下去，而是从流程的结束一点点往回排查。那么，库存准确率所对应的安全流程是从哪里开始，在哪里结束的呢？ 大多数情况下，仓库里面少了某件货物，并不是说我们认识这件货物，看到它进了仓库，但是要请它出去的时候找不到了——我们是很难认识某件货物的，我们只认识一群货物，本来一群人进来了10个，明明白白验明正身出去了5个，理论上仓库里面还有5个，结果只找到4个。 所以，农资仓储管理软件在库存安全的流程开始是某种货物的第一批进入仓库，或者说，仓库里面本来放着多少个货物，也就是期初库存；而流程的结束是后的盘点结果，也就是期末库存；从期初库存到期末库存之间同种货物的入库、出库、移库动作，就是库存安全的主要流程。 对于库存安全流程来说，比较常见的问题有几种： 1. 第一种是记录不清楚 就目前来说，仓储信息系统的成本变得越来越低，只要规范操作，都能留下准确的货物变动痕迹。而传统的仓储管理，是没有系统的，主要靠库位上的出入库和盘点登记卡，这个卡片的问题有两个： 第一个是记录信息不够具体，太具体的话影响操作效率； 第二个是实践中有很多偷懒现象。 在这里偷懒是非常正常的：不好判定责任方、缺乏检查机制和结果反馈，在这种卡片上花费太多管理精力是不值得的，而且对于快进快出仓库，这样的卡片管理就完全不适用了。 记录不清楚的结果就是，我们知道期初有多少，期末有多少，但中间什么时候入库多少，出库多少，很难说得清楚，后面排查，就全靠大家凑在一起比拼记忆力了。 2. 第二种是资料不规范 在实际的仓储操作中，除了系统，在操作过程中通常还会使用各种纸质的单证资料。 一方面，这些资料与系统有着相互参照印证的关系，我们无法保证操作系统的时候录入的信息就是完全准确的，同时纸质资料上往往还会备注一些必要时可供参考的具体操作情况。 另一方面，部分资料也有着交接凭证的功能，作为财务操作的必要材料。这些资料容易出现的问题并不是不存在，而是不完整，不规范。只要确定了明确的单证操作规范和和整理标准，能定期清点归档，就能免去后期找不到资料，或者找到了却看不懂备注信息的尴尬。 3. 第三种是技术有不足 对于现在的仓库来说，视频监控设备已经是为基础的设施之一了，哪怕不能全库覆盖，至少出入库区域肯定是有高清摄像头实时监控的。当然，对于比较有经验的仓库，大多会同时在库内打包区域也设立高清摄像头。这样，所有货物的出入库都有了完善监控。就目前的摄像头与硬盘成本来说，我们认为这些措施都是仓库安全管理的基础要求。否则，如有对某次出入库的数量有争议，就只能两个人站在一起赌咒发誓，看谁的声音比较响亮了。 4. 第四种是流程期间与记录区间不匹配 一般来说，库存安全流程的期间就是两次盘点的间隔期间，而现在容易遇到的问题是，盘点区间一般是一个月，而监控视频文件的存储期间一般只有半个月到一个月。那么，造成的结果就是：在月末盘点发现异常之后，如果判断月初的某次操作需要复核，往往已经找不到对应时间的视频了。视频原文件的空间占用比较大或许是可以理解的，然而这个设定还是非常奇怪。幸好要解决这个问题也非常简单，要么缩短盘点间隔期间，要么多买一些硬盘。 当然，安全流程的完善，只是使事情具有一定的可追溯性，应对安全异常，我们可以一条一条地去查找缺漏，逐步考虑解决的办法。 除了库存安全流程本身，我们首先要关注的还是常规的出入库操作流程，如果常规的操作流程有缺漏，对仓库安全的影响是巨大的，例如，仓库的出入库是否有双重核对机制等。 对于货物价值不高但出入库流量很大的杂货仓库来说，出库货物的复核机制不太好设计，我们的经验是，哪怕不能扫描条码复核，也要人工清点，并对清点设立考核机制。如果没有这个考核机制，一个库存准确率可以控制在万分之五的仓库，后运作的结果就只有万分之二十至三十之间，如果操作人员不稳定，这个数据还会加倍难看。 而这些农资王仓储管理软件统统可以帮您实现，改善您企业内部的仓储管理问题，让仓储管理标准化，清晰化，是您的农资企业仓储管理不在迷茫，大大减少您业务处理的时间，提升您的管理效率。